찬미 예수님

성당내에서 많은 단체에서 많은 회의를 진행합니다.
회의를 올바르게 진행하기위한 방법에 대한 글을 있어 전달합니다.

◈회의진행 방법

회의를 올바르게 운영하기 위해서는 다음의 세 가지를 명심해야 한다.

-첫째, 나의 생각과 인격이 존중받기를 원한다면 우선 다른 사람의 생각과 인격을 존중해야
한다.
-둘째, 다수결의 원칙이 지켜지는 가운데 소수의 의견도 존중되어야 한다. 어떤 문제가 결정되
기 전까지는 반대하였더라도 일단 다수결로 확정되면 이에 승복하는 자세가 개인과 사
회를 위해 필요하다.
-셋째, 대화나 토론과 설득을 통한 타협이 필요하다. 우리는 의견 차이를 좁히는데 있어서 대화
나 토론과 설득의 기술이 부족하여 분열되는 경우가 흔히 있다.
상대방의 입장에서 이해하는 자세를 가지고 대화나, 토론, 그리고 설득의 기술을 발휘하
여 민주적으로 해결토록 힘써야 한다.

1.회의 준비
의견을 달리하는 여러 회원이 모여서 회의를 할 때에는 많은 준비를 해야 한다. 사소한 일이라도 빠뜨리지 안고 준비해 두는 것은
회의를 소집하고 사회할 회장에게 회의 진행에 자신을 가져다 줄 뿐 만 아니라 회의에 참가한 회원들의 만족감과 신뢰도를 높여 그룹의 목적 달성을 수월케 한다.

2.회의 준비서 작성
순조로운 회의 진행을 위해 회장과 임원들이 준비하는 것으로써 작성형식이 따로 있는 것은 아니지만, 다음과 같은 요소들을 염두
에 두어 계획, 작성하는 것이 좋다.

(1) 회의의 종류 ( 월례회, 임원회, 총회, 임시총회 등 )
(2) 개회일시 및 장소
(3) 참석 예정자 수
(4) 주요 토의안건
(5) 회의용 자료
(6) 회의 소요시간
(7) 임원의 역할

3.회의 소집 통지
(1) 회의의 종류
(2) 일시 및 장소
(3) 주요 토의주제 및 부수사항
(4) 준비해야 할 서류 및 자료
(5) 참석자 및 참석자의 범위
(6) 기타 회비 및 준비물

4.회의 진행 순서 및 요령
(1) 개회
예정된 시간에 정족수를 확인하여 정족수가 되면 사회자는 성원을 보고하고 의장은 개회를 선언한다.
정시에 개회하여 회원의 시간 관념과 계획에 차질이 없도록 하여야 한다.

(2) 의장 인사
회장은 회의를 진행함에 있어 자동적으로 의장이 된다. 의장은 회의 진행에 있어 중립적이어야 하므로 동의를 낼 수 없고 토론에
참여할 수 없으므로 의장인사를 통하여 이번 회의에 대한 의장의 소신을 말할 수 는 기회를 주는데 그 의의가 있다.
그러므로 회장은 회의 준비과정을 통하여 전체 회의의 분위기를 원활히 진행 할 수 있는 인사말을 준비하여야 하며 정시에 개회
선언을 하여 늦게 오는 사람이 없도록 해야 한다

(3) 전차회의록 처리
회의록은 무슨 일이 있었고 무엇이 결정되었다는 것을 기록하는 것이다. 회의록은 정확하면서 간단 명료 해야 한다. 회의록 통과
는 전차회의록을 서기가 낭독한 후 "틀리거나 빠진 내용이 있습니까" 하고 의장이 질문 한 후회원들로부터 "이의 없습니다"라는
의견표현이 있거나 아무런 의견 표현이 없으면 "이의가 없으므로 전차 회의록은 통과되었습니다"라고 선언한다.
이의가 있을 경우 사실 확인을 통하여 정정후 통과하며, 다른 의견이 있을 경우 정정동의를 제안 받아 표결 후 통과시킨다.
회의록이 통과되면 의장과 서기는 회의록 지정 자리에 서명한다.

(4) 활동 보고
회의의 종류에 따라 사업보고를 서면으로 대신할 수 있으며 총회보고와 결산보고는 총회의 승인 및 감사를 거쳐 야 한다.

(5) 토의 및 협의
회의의 가장 중요한 부분으로 처리과정은 아래와 같다.
①발언권 요청→ ②동의(動議)제출→ ③재청(再請)→ ④동의성립 선언→ ⑤제안설명→ ⑥질의 응답→ ⑦토론→ ⑧ 改議, 재개의
→ ⑨토론 종결→ ⑩표결→ 결과 발표
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① 발언권 요청 : 의견이 있는 회원은 거수 또는 기립하여 의장에게 발언권을 얻어 발언한다.
② 동의(動議)제안(원동의) : 자신의 의견을 말한다
③ 동의지지(재청) : 다른 회원 1명이상으로 부터 동의에 대한 지지를 얻는다.
④ 동의성립선언( 의제상정 ) : 토의 안건으로 확정하여 토론에 들어간다.
⑤ 제안설명: 동의를 제출한 사람으로 하여금 안건에 대한 자세한 설명을 하여 토의에 참가하는 사람들이 내용을 잘 파악하도록
한다
⑥ 질의 : 안건에 대한 질문만 가능
⑦ 토론 : 발언권을 얻은 사람은 간단하게 요약하여 발언하여야 한다. 여러사람이 발언권을 요청한 경우 맨처음 요청한 사람에게
발언권을 주어야 하며 여러번 발언한 사람이면 다음 사람에게 발언권을 주어야 한다.
⑧ 개의, 재개의 ( 수정동의 ) : 토론 과정에서 안건(원동의)에 찬성하지만 그 내용을 조금 수정하는 것이 좋겠다고 생각할 때
내는 의견 ( 역시 재청을 받아 수정동의 성립 ), 재개의는 수정동의에 대하여 그 내용을 일부 바꾸는 편이 좋겠다는 의
견이 있을 경우 재청을 받아 성립.
⑨ 토론종결 : 의장은 토론이 마무리되면 찬성과 반대에 대한 결론적인 발언을 유도한 후 회원들의 의견을 묻거나 동의에 의해
토론을 종결시키고 이를 선언한다.
⑩ 표결 : 동의, 개의, 재개의 등이 안건으로 성립되어 토론을 거친 후 가부를 결정하는 것으로 표결방법에는 거수, 기립, 투표,
발성, 박수 등이 있다. 표결의 순서는 재개의, 개의, 동의 순으로 한다.
또한 각안의 순서도 찬성, 반대, 기권의 순으로 한다.

◈회의진행 과 사회자의 역활

의장은 회의 대표자로서 권위를 갖는 반면 회의를 성공적으로 진행시킬 중대한 책임이 있다.
의장은 이러한 중대한 책임을 수행하기 위하여 회의진행 중 회의규칙이 엄격히 지켜지도록 조치하여야 하며 개회에서 폐회까지 의사진행이 공평하고 신속하게 이루어지도록 해야 한다.

1. 의장이 지녀야 할 기본적인 태도
(1) 회의진행에 관한 지식이 풍부해야 한다.
(2) 회원에 대한 대우는 공정해야 한다.
(3) 위엄이 있어야 한다.
(4) 예의가 밝아야 한다.

2. 의장이 주의해야 할 사항
(1) 회원의 생각을 지배해서는 안된다.
(2) 자신의 능력을 과시해서는 안된다.
(3) 설명은 간단명료하게 해야한다.
(4) 유도심문처럼 해서는 안된다.
(5) 편파적이어서는 안된다.
(6) 말이 많으면 안된다.
(7) 올바른 결론을 얻도록 힘써야 한다.
(8) 회의는 정시에 시작하여야 한다.
(9) 결정된 사항은 공식 발표하여야 한다

3. 의장의 직권
(1) 불법 및 부당한 제안을 거절하는 권한
(2) 발언중지 명령을 할 수 있는 권한
(3) 퇴장 명령을 할 수 있는 권한
(4) 토론종료를 선언할 수 있는 권한
(5) 회의장이 혼란에 빠졌을 때 폐회 선언할 수 있는 권한
(6) 가·부 동수일 경우의 결정권
(7) 회의 중 휴식·휴회 선언의 권한

◈ 회의 진행 실제(예시)

1.성원보고
*사회자(총무) : 조용히 해주시고 자리를 정돈하여 주십시오. 곧 회의를 시작하겠습니다.
(총무가 회의에 참석한 인원을 점검한다)
*총무 : 총인원 20명 중 12명이 참석하여 성원이 되었습니다.

2.개회사
*회장 : 지금부터 2000년도 5월 정기월례회를 시작하겠습니다. ※사목회(사목협의회)는 사목회장이 회의를 주재한다.

3.시작기도
*회장 : 기도하겠습니다. 성부와 성자와 성령의 이름으로 ⊙ 아멘
(※특별히 준비한 기도문이 있으면 기도를 바친다)

4.시작성가
*시작성가를 부르겠습니다. 성가집 제 000번입니다(성가를 부른다)

5.복음나누기
*매일 미사 000쪽, 성서 00쪽 마르코 복음 제00장 00절에서부터 00절까지입니다. 누가 낭독해 주십시요.
(낭독이 끝나면) 잠시 묵상하시겠습니다.
(※시간이 허락하면 복음나누기 7단계를 실시한 후 본회의를 진행: 통상생략)

6.회장인사
*총무 : 다음은 회장께서 인사말씀을 하시겠습니다.

7.전차회의록 낭독
*총무 : 다음은 전차회의록을 낭독하겠습니다. (총무가 전차회의록을 낭독한다. 다 읽고 난다음)
*회장 : 방금 낭독한 회의록에 틀린 내용이나 누락된 내용, 그리고 정정할 사항이 있으면 말씀하여 주시기 바랍니다.
(동의와 재청으로 승인받음)
*회장 : 전차회의록이 전월회의내용과 일치하여 이의 없으므로 서명하겠습니다.

8.활동사항 보고
*총무 : 다음은 분과별로 사목활동 보고를 하겠습니다.
보고순서는 기획, 전례.....순으로 해 주시기 바랍니다.
*기획분과위원장: 기획분과사항 보고드리겠습니다.
(지난달 실시사항과 당월 실시예정사항을 6하원칙에 의거 보고한다.)
*총무 : 다음은 전례분과 보고순서입니다.
*전례분과위원장: - - - - - - - - --
----------------------순서에 따라 보고-------------------------
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
*총무 : 다음은 회계보고순서입니다. (사무장이 회계보고를 한다 )

9.의안상정
*회장 : 다음은 의안을 상정하겠습니다.
먼저 오늘 상정할 안건은 월례회 통지문에 알려드린 바와 같습니다.
추가로 상정할 안건이 있으면 제안해 주세오.
※제안된 내용을 안건으로 채택할 것인가를 협의후 결정한다.

*회원1 : 이의가 없으므로 원안대로 채택할 것에 동의합니다.

*회장 : 회원1께서 원안대로 채택할 것에 동의하셨습니다. 재청있습니까?.

*회원2 : 재청합니다.

*회장 : 추가할 안건이 없으므로 제1호 안부터 제3호 안까지 의안으로 채택되었습니다.
먼저 제1호 안을 상정합니다.( 의사봉1번 )
먼저 제1호 안에 대한 제안 설명 후 질문을 받도록 하겠습니다.
000분과위원장께서 제안설명을 해 주시기 바랍니다.
(000분과위원장이 제안설명을 한다)

*회장 : 제1호 안건에 대한 찬반토론 및 수정을 하여 주십시오.
(이의가 있을 경우 개의, 재개의에 대한 동의 및 재청을 받은 후 의안으로 채택한다)
※이때 주임신부님의 의견을 듣는다.

*회장 : 찬반토론 및 수정이 끝났으므로 토론을 종결하고 표결에 들어가겠습니다.
(표결 후) 제1호 안은 원안(수정안)대로 승인되었음을 선포합니다. (의사봉3번)

*회장 : 다음은 제2호안을 상정합니다. ( 의사봉 1번 )
☆1호의안 상정과 같은요령으로 찬반토론을 거쳐 표결에 붙인다.

*다음은 제3호안을 상정합니다. ( 의사봉 1번 )
..........................................................................................

*회장 : 이제 상정된 안건이 모두 다루어졌으므로 순서에 의거 다음은 기타 및 토의사항을 진행하겠습니다.

10.기타 및 토의사항
*회장 : 다음은 기타사항 순서입니다.
회원들께서 기타 토의할 사항이 있으면 말씀하여주십시오
(기타사항에 대한 의견을 나누다)

11.공지사항
*회장 : 다음은 공지사항입니다. 총무님께서는 공지사항을 말씀하여 주시기 바랍니다
( 직원이 참석하였을 경우 직원 또는 총무가 공지사항을 말하다 )

12.회장(의장)의 당부사항
*총무 : 다음은 회장님의 당부의 말씀이 있겠습니다.
(회장이 분과위원장에게 필요한 사목활동 사항을 당부하고 확인한다)

13.신부님의 당부사항
*다음은 신부님께서 당부의 말씀이 있겠습니다.
(신부님께서 특별히 관심을 가지고 추진할 사항을 당부하신다.)

14.폐회
*회장: 이상으로 봉사회 7월 월례회를 마치겠습니다. (의사봉3번) 감사합니다.

15. 마침기도와 강복
*마지막으로 마침기도와 신부님의 강복이 있겠습니다. (기도와 강복이 끝나면)

16. 마침성가 (성가를 부르고 끝낸다

퍼옴] 가톨릭 평신도 사목 편람
http://www.casamo.kr/council_make.html

감사합니다.
남창우 루도비꼬 드립니다